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Cinq avantages de passer des feuilles de calcul à un logiciel comptable»

Cinq avantages de passer des feuilles de calcul à un logiciel comptable»

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Cinq avantages de passer des feuilles de calcul à un logiciel comptable»

Les petites entreprises à travers le pays sont des accros de feuilles de calcul. Demandez à n'importe quel propriétaire de petite entreprise comment il gère tout ce qui a trait aux états financiers et la grande majorité vous diront qu'ils utilisent une feuille de calcul. Il est logique de procéder ainsi lorsque vous démarrez votre entreprise, car vous devez réduire les coûts, mais au fur et à mesure que votre entreprise prend de l'expansion, il vient un moment où ces feuilles de calcul «gratuites» vous coûtent plus en temps et argent que vous le croyez.


Les Erreurs sont Inévitables

En 2013, Jeremy Olshan de Market Watch écrivait que près de 90% des feuilles de calcul créées contiennent des erreurs, et dans le même article, un professeur TI de l'Université de Hawaï a été cité en disant, «même après les avoir minutieusement développées, elles contiennent une proportion de 1% ou plus d'erreurs dans les formules.»

La cause profonde du problème est l'erreur humaine. Bien des gens ignorent que le développement d'une feuille de calcul consiste, en fait, d'un codage de base et il suffit d'une seule erreur typographique ou d'une cellule mal dirigée pour miner l'exactitude de vos chiffres.  Dans bien des cas, seule une personne perspicace pourra repérer une erreur, car les feuilles de calcul ne sont pas programmées pour vous avertir des erreurs, à moins que ce soit une erreur de formule.

 

Choisir le bon moment pour passer des Feuilles de calcul à un Logiciel Comptable

Bien que vos feuilles de calcul actuelles ne soient pas l'idéal, il n'en demeure pas moins qu'elles forment une composante clé dans la gestion de votre entreprise. Passer à un nouveau système pendant une période occupée ou lorsque vous êtes sur le point de soumettre des états financiers à votre comptable, n'est jamais une bonne idée. Les états financiers peuvent être confondus et ensuite vous aurez encore plus de problèmes à rectifier la situation.

Il faut plutôt déterminer ce que vous utiliserez des mois, d'un trimestre ou fin d'exercice à l'avance et fixer le moment de votre transition après avoir fermé les comptes pour une période financière spécifique. En procédant de cette façon, vous serez moins préoccupé de la migration des données transactionnelles et pourrez repartir à neuf.


Les Avantages d'un Logiciel Comptable
Lorsque vous aurez passé à une solution logicielle comptable, vous remarquerez quelques changements agréables :

 

  • Confiance en vos chiffres
    Que vous importiez des états financiers de votre banque ou les saisissiez manuellement, votre situation financière s'affichera de façon facile à comprendre dans le tableau de bord, et cela vous permettra, ainsi qu'aux intervenants d'avoir une bonne idée de vos finances. Cela renforce également la confiance envers votre entreprise et vous-même en tant qu'individu.
  • Moins de temps consacré aux chiffres
    Certaines personnes aiment jouer avec les chiffres, mais plusieurs n'aiment pas. Vous remarquerez que vous gagnerez énormément de temps lorsque vous passerez à un logiciel comptable, tel que  Sage One.  Vous pourrez importer et catégoriser les transactions directement à votre banque, permettre aux clients de payer directement leurs factures par carte de crédit, et vous serez automatiquement informé du statut de paiement de facture. 
  • Rapports que vous n'avez pas à créer
    Besoin d'une répartition de votre compte de profit et perte pour votre directeur de banque ou investisseur? Comment déchiffrer votre situation fiscale? Cliquez sur un bouton et vous obtenez ce dont vous avez besoin. Vous n'avez pas à vous soucier de créer un rapport ou demander à votre comptable de le faire. 
  • Travailler avec votre comptable devient un jeu d'enfant
    Lorsque le moment était venu d'aller voir votre comptable, vous aviez l'habitude d'apporter vos feuilles de calcul et une boîte à chaussures remplie de reçus et de factures -- mais maintenant vous n'avez qu'à donner à votre comptable l'accès à votre compte de logiciel comptable en ligne.  En donnant l'accès à votre comptable à votre logiciel comptable, il ou elle pourra vous aider plus souvent, et si la période des déclarations fiscales se passe pratiquement sans problème, votre comptable pourrait même réduire vos frais!
  • Un système destiné à plusieurs tâches
    Votre feuille de calcul peut facilement devenir une chose du passé pour l'enregistrement de votre revenu et vos charges. Vous avez probablement facturé et enregistré des paiements par carte en utilisant d'autres moyens— géré les informations dans différentes places et saisi manuellement vos calculs. Lorsque vous utilisez une solution logicielle comptable, vous gérez facilement les tâches financières au quotidien, et puisque vous utilisez un produit pour vos états financiers, nous n'aurez qu'à les saisir une seule fois. Vous aurez la tranquillité d'esprit en sachant que tout est calculé correctement et pourrez jeter un coup d'oeil sur vos rapports--vous disposerez donc de plus temps à consacrer à votre entreprise et moins de temps à vos livres.

 

À Propos de l'Auteur

Keith Arkle fait partie de l'équipe Sage One à Vancouver, C.-B. Il possède plus de 8 ans d'expérience dans l'industrie logicielle pour petite entreprise à travers l'Europe et l'Amérique du Nord. Il accompagne régulièrement les propriétaires de petites entreprises pour les aider à renforcer l'acquisition de la clientèle et améliorer la productivité. 

 

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